LINEの業務活用

一時的な日程調整に使うだけでも、顧客情報と私的な連絡が混在し、端末紛失・誤送信・退職時の引き継ぎ不能につながる可能性があります。

また、LINEヤフー共通利用規約では、同社が認めたものを除き、営業・宣伝・広告・勧誘など営利目的の行為を禁止事項に挙げています。

継続的な顧客対応は事業者向けのLINE公式アカウントへ分け、最新のLINEヤフー共通利用規約も確認してください。

顧客への案内、一斉配信、個別チャット、クーポンなど顧客向けの窓口を作るならLINE公式アカウントが向いています。

社内チャット、掲示板、カレンダー、メンバーの権限管理など組織内の連絡を統制するならLINE WORKSが候補です。

小規模事業者でも、顧客対応と社内連絡の両方が必要なら、それぞれの用途に分けて併用します。

業務連絡を会社が管理する公式アカウントや業務用ツールに一本化し、個人LINEで新規対応しないルールを決めます。

端末紛失、担当変更、退職時の権限停止とデータ削除も手順化してください。

個人情報データベース等を事業に用いる個人事業主や任意団体も個人情報取扱事業者に該当し得るため、個人情報保護委員会のガイドラインをもとに安全管理を確認しましょう。

まずLINE公式アカウントを開設し、表示名・アイコン・あいさつメッセージ・問い合わせ担当を設定します。

次に個人LINEから「今後はこちらで対応します」と案内し、友だち追加を促します。

1〜2週間は旧窓口も確認し、移行期限を過ぎたら個人LINEでの新規業務対応を止めてください。

顧客への案内文、旧窓口の終了日、移行できなかった顧客への連絡方法まで決めておくと混乱を抑えられます。

公式アカウントへ窓口を一本化した後、「誰が何を案内したかわからない」「過去の購入や相談を探すのに時間がかかる」「返信やフォローが漏れる」と感じたときが検討時期です。

最初から多機能な環境を作る必要はありません。

顧客情報と対応履歴の一元化など、最も困っている課題を1つ決め、無料体験で現場のスタッフが使えるか確認してから連携範囲を広げましょう。